Consejos para mejorar las reuniones
Graduado de la Escuela de Negocios Darden de la Universidad de Virginia, socio de la firma ecuatoriana de estrategia y finanzas corporativas Ahead Partners, exasesor McKinsey and Company y ex VM de Comercio Exterior.
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El ejecutivo de publicidad, Joel Barker, decía: “La visión sin acción es solo un sueño. La acción sin visión es perder el tiempo. La visión con acción puede cambiar el mundo.”
Tengo que explicar algo a priori, en mi experiencia en banca, consultoría, corporativa, y como emprendedor deteste las reuniones largas y que discurren sin mayor sentido, matando el espíritu segundo a segundo.
El 71% de las reuniones son improductivas. Esto supone la pérdida de miles de millones de horas y sí, de dinero para empresas y gobiernos.
¿No me cree? Calcule el costo por hora todo incluido, de una reunión de ejecutivos o de servidores públicos. En una ocasión lo hice y me pasaba diciendo cada 15 minutos, lo que le hemos costado a los ecuatorianos en mi breve paso por el sector público.
Claro, me miraron de reojo como si estuviera demente, pero siendo el jefe, así que les tocó escucharme.
Recientemente, un líder empresarial compartió algo que me recuerda a las mejores prácticas para reuniones:
“Si quieres tener reuniones cortas, efectivas y hacer que más personas piensen por ti, pídele a tu equipo que se respondan estas preguntas previamente:
- ¿Cuál es el problema?
- ¿Cuáles son las causas del problema?
- ¿Cuáles son las posibles soluciones?
- ¿Cuál es la mejor solución?”
Otros interesantes aprendizajes:
- De Elon Musk: Asegúrese de preparar exhaustivamente las reuniones. Esté preparado para responder cualquier pregunta de seguimiento. Mantener altos estándares y eficiencia.
- De Steve Jobs: Limite el número de asistentes. Elimine participantes innecesarios. Mejore la simplicidad y la productividad.
- De Larry Page: Tome decisiones sin esperar a las reuniones. Designe un tomador de decisiones para cada reunión. Aumente la agilidad y reduzca los retrasos
- De Satya Nadella: Celebrar reuniones de liderazgo semanales extendidas. Utilizar paneles de rendimiento para alinear esfuerzos entre unidades. Garantizar la alineación y coordinación entre los altos directivos.
- De Ben Horowitz: Mantener reuniones individuales estructuradas. El empleado establece la agenda; el gerente escucha el 90% del tiempo (especialmente en Ecuador esto es necesario). Fomentar la comunicación ascendente y el intercambio de ideas.
- De Marissa Mayer: Examine minuciosamente las ideas durante las reuniones. Haga preguntas detalladas sobre investigación y metodología. Garantice propuestas bien pensadas.
- De Alfred Sloan: Envíe memorandos de seguimiento después de la reunión. Resuma las discusiones, establezca plazos y asigne responsabilidades. Garantice la claridad y la acción después de la reunión.
- De Sheryl Sandberg: Utilice una agenda estricta con elementos de acción. Tache los elementos tratados uno por uno; finalice la reunión antes de tiempo si se completa la agenda. Mantenga las reuniones enfocadas y concisas.
Espero estas líneas, sean de utilidad.
“Toda verdad pasa por tres etapas: Primero, es ridiculizada. Luego sufrió una fuerte oposición. Entonces, se considera que ha sido obvio”, señalaba Arturo Schopenhauer